Jednostki administracji globalnej, ale również wszelkiego rodzaju firmy prywatne stosują, w swej działalności, pieczątki imienne poszczególnych pracobiorców. Nie każdy posiada taką osobistą pieczątkę. Traktuje to zatrudnionych na stanowiskach związanych z pracą biurową i wszystkimi obowiązkami spełnianymi w zewnętrznym obiegu dokumentów. Na pewno pieczątka informują nas o danych osoby, która rozpatruje sprawę lub zajmuje się daną problematyką. W ten sposób mamy świadomość, do kogo zameldować się w razie dowolnych pytań albo wyjaśnień. Pieczątki imienne obejmują ściśle wskazane dane pracownika. Są to, naturalnie, imię oraz nazwisko, jak też zajmowane stanowisko pracy. Niejednokrotnie użytkuje się także wszelkiego typu tytuły naukowe oraz zawodowe. W takim razie pieczątki warszawa stanowią własność tylko oraz wyłącznie wskazanych pracobiorców. Nikt nie ma prawa wykorzystywać z nich poza samymi posiadaczami. W wypadku zwolnienia danego zatrudnionego, pieczątka zostaje, na jego oczach, zniszczona. W przypadku jednostek publicznych odbywa się to komisyjnie.