Pieczątki są konstruowane przeważnie po to, by emitować istotne wiadomości połączone z prowadzoną działalnością firmową. Najogromniejszą grupę zamawianych towarów tworzą pieczątki nagłówkowe użytkowane w procesie oznaczania nadawcy danej korespondencji, lub przygotowywania listów oraz rozliczeń. Pieczątki nagłówkowe muszą zawierać imię oraz nazwisko oraz stanowisko osoby posługującej się odciskiem pieczęci i nazwę firmy i dane adresowe – pieczątki warszawa. W szeregu przypadków umieszcza się adres siedziby przedsiębiorstwa, adres do korespondencji lub adres witryny internetowej i poczty elektronicznej i telefony kontaktowe. Pieczątki firmowe używane do formalnej korespondencji urzędowej zawierają najczęściej nazwę i adres siedziby firmy, w szeregu przypadków też NIP i REGON. Tu wyrób pieczątek są używane tylko przez osoby mające upoważnienia do reprezentowania firmy w wyznaczonych postępowaniach przed urzędami czy innymi przedsiębiorstwami współpracującymi. Zamieszczane na pieczątkach firmowych dane zawierają, przeważnie, wszelkie wiadomości o lokalizacji i możliwościach kontaktowych z daną firmą. Można niemniej jednak uzupełniać je wszelakimi innymi informacjami, zgodnie z naszymi pomysłami.